1.สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หรือ สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (eOffice) เป็นสำนักงานที่ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ทั้งเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีระบบเครือข่าย ในการจัดการเอกสาร การติดต่อสื่อสาร การตรวจสอบข้อมูล ระบบรักษาความปลอดภัย รวมถึงการ อนุญาตให้บุคลากรในองค์กร สามารถทำงานจาก ระยะ ใกล้หรือในตำแหน่งใด ๆ ในสำนักงานได้ โดยมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่ทำงานของพนักงาน ผู้นั้นเพื่อให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องสามารถติดต่อกลับได้ตลอดเวลา
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง การจัดการสำนักงานให้ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 6 ประการ ดังนี้
1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย - การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม - การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร - การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน - การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน - การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน - การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร - การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน - การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้ 2.1 งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร 2.2 งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค 2.3 งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ
3.การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ
4.การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5.การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน
6.การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุ
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย - การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม - การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร - การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน - การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน - การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน - การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร - การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน - การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ 1.1 ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต 1.2 การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน 1.3 สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับสำนักงานอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์ ระบบโทรคมนาคม ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร เศรษฐกิจ ค่าใช้จ่ายทางด้านเอกสาร เงินเดือนพนักงานที่จัดการเอกสาร ทำให้เกิดการปรับเปลี่ยนมาเพื่อลดต้นทุน โดยการใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสาร สารสนเทศ ข้อมูลข่าวสารเกิดขึ้นตลอดเวลา การพัฒนาเพื่อรองรับ และการหาระบบเพื่อสำรองข้อมูลและสื่อในการรับรู้ ทำให้เกิดสำนักงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงสำนักงานธรรมดาไปสู่สำนักงานอัตโนมัติ มีรากฐานอยู่ที่การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอันประกอบด้วยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีโทรคมนาคม
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
1. ด้านการสื่อสาร 2. ด้านการจัดการเอกสารต่าง ๆ ในสำนักงาน 3. ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ 4. ด้านการรับส่งข้อมูลภายในสำนักงาน 8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง 1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน 2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง 3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น 4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน 5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
8.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติมี 7 วิธีดังนี้ 1. การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ 2. การออกแบบระบบ 3. การสร้างและการติดตั้งระบบ 4. การทดสอบระบบงาน 5. การเตรียมตัวใช้งานระบบ 6. การเปลี่ยนระบบ 7. การประเมินและปรับปรุงระบบ
9.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร ในการเรียนการสอนกับอาจารย์ก็ไม่มีปัญหาอะไรเพราะว่าอาจารย์ได้ยกตัวอย่างที่เห็นได้ชัดออกมาพูดให้ผมและเพื่อนๆๆได้เข้าใจในเนื้อหนของบทนี้คับ
10.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ สำนักงานมีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน สำนักงานเป็นที่รวมของการปฏิบัติงานต่างๆที่ต้องใช้เอกสาร การสื่อสารติดต่อข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงาน หากสำนักงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดี หน่วยงานก็จะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
สำนักงานอัตโนมัติเป็นแนวคิดในการนำระบบคอมพิวเตอร์และระบบโทรคมนาคมเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร ข้อมูล สารสนเทศ การสื่อสารติดต่อ และการประชุม การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงต้องเลือกวิธีที่เหมาะสม วางแผนการพัฒนาอย่างละเอียด และดำเนินการพัฒนาตามขั้นตอนที่กำหนดไว้อย่างเหมาะสม